Permanentní změna a nejistota
Většina z nás žije v iluzi, že život zůstává neměnný, transparentní a vše máme pod svou kontrolou. Ve skutečnosti se ale všechno neustále mění, možnosti a řešení problémů jsou nejasné – je to jako plavat v rozbouřených vodách – nikdy nevíme, co nás čeká. Abychom v tomto volatilním, komplexním a nejednoznačném světě uspěli, nemáme jinou možnost, než se snažit správně vnímat a interpretovat situace do nichž se dostáváme, zvyšovat naši schopnost přizpůsobit se a permanentně se učit novým věcem. Musíme si zvykat na nejistotu a náhlé změny, být schopni interpretovat zdánlivě nesouvisející informace a vytvářet z nich nová, inovativní řešení.
Co znamená koncept “situačního povědomí”
Koncept “situačního povědomí” (Situational Awareness) a jeho zlepšování pochází z oblastí, kde na správném rozpoznání a interpretaci situace, ve které se nacházíme, závisí lidské životy. Je standardně používán třeba v letectví, armádě, jednotkách intenzivní péče a mnoho dalších oblastech. V poslední době tento koncept našel cestu i do korporátní sféry, např. projektového managementu ale lze ho úspěšně využívat k řešení jakékoliv komplexní a nepřehledné situace. Důležitou roli při tom hraje eliminace kognitivních zkreslení (cognitive biases), kterým všichni více či méně podléháme.
Čím více zkreslených, neúplných a rozporuplných informací přijímáme, tím větší je pravděpodobnost, že o situaci ve které se nacházíme získáme falešnou představu, která pak kde ke špatným rozhodnutím.
Jedním z klíčových konceptů situačního povědomí je rozlišení mezi osobou (nebo systémem) a prostředím. Prostředí označuje vše důležité, co se kolem člověka děje. Zaměření na důležité prvky prostředí zdůrazňuje, že situační povědomí je vždy o tom, něco udělat. Může to být úkol, projekt nebo cokoli jiného, co vyžaduje interakci s relevantními prvky prostředí dané osoby. V letectví je prostředím pilota letadlo (kokpit), povětrnostní a dopravní situace a také řídící letového provozu, se kterým je pilot v kontaktu. V obchodním sektoru to může být třeba projektový tým, interní a externí zainteresované strany, klienti a všichni relevantní partneři projektu, se kterými člověk musí jednat, aby byl dosažen cíl projektu.
Situační povědomí je v principu o rozpoznání toho, co se skutečně děje kolem nás a o možných důsledcích pro současnost i budoucnost. I když to ve stabilní, jednoduché situaci může znít jednoduše, v rychle se měnícím a komplexním prostředí se to může stát skutečnou výzvou. To dělá ze situačního povědomí pojem, který je zvláště relevantní pro situace charakterizované vysokou úrovní volatility, nejistoty, složitosti a nejednoznačnosti.
Jedním z klíčových cílů situačního povědomí je prevence a identifikace chyb v rozhodování. Zlepšené situační povědomí může pomoci identifikovat problémy dříve, než se objeví jejich negativní důsledky. Vysoká úroveň situačního povědomí vám může výrazně usnadnit život, protože se můžete problémům vyhnout hned od začátku.
Tříúrovňový model situačního povědomí
1. úroveň – vnímání situace
- Mám ty správné informace? První úroveň situačního povědomí je o vnímání příslušných informací.
- Člověk musí mít přístup k relevantním, úplným a hlavně nezkresleným informacím.
- Pokud analyzujeme situaci ve firmě, stav nějakého projektu nebo sociální vztahy v organizaci nebo osobním životě, je vždy zásadní dobrý přístup k těm relevantním informacím. Důraz je zde proto kladen zejména na otevřenou komunikaci.
2. úroveň – správné porozumění a interpretace situace
Druhá úroveň situačního povědomí se týká správného pochopení a interpretace relevantních informací. Vytváření správného mentálního modelu zde hraje zásadní roli. Nový mentální model nebo aktualizace toho stávajícího vzniká na základě toho, jak informace interpretujeme. Když něco důležitého chybí, informace jsou nesprávné nebo je chápeme špatně, náš mentální model může být chybný. Zásadní roli zde hraje znalost a vyvarování se nejrůznějším druhům kognitivního zkreslení jako třeba
- konfirmačního zkreslení (confirmation bias)
- tunelového nebo selektivního vnímání (tunnel vision)
- různých forem kotvení (anchoring)
- špatným zarámováním (framing)
- nebo skupinovým tlakům na rozhodování (groupthink).
3. úroveň – předvídání následků situace
Tato úroveň se týká předpovídání budoucího stavu na základě vnímaných informací a jejich interpretace. To je zvláště důležité, když se dynamické procesy promítají do budoucnosti na základě nesprávných předpokladů. Komplexní systémy se vyznačují vysokou úrovní vzájemných zpětných vazeb. To ztěžuje předpovědi, jak by změny v jedné proměnné mohly ovlivnit celkový stav systému.
Jak zlepšit situační povědomí
1. Správná komunikace a výměna informací
Klíčovým předpokladem situačního povědomí je správná komunikace a výměna informací. Neexistuje však žádný univerzální přístup, ale potřeba přizpůsobit způsob komunikace konkrétnímu kontextu. Následující klíčové otázky vám naznačí, které faktory je třeba vzít v úvahu při nastavování správného komunikačního procesu:
- Jak probíhá komunikace?
- Co se sděluje?
- Jak často probíhá komunikace?
- Kdo je zapojen do komunikačního procesu?
Důležité je, že nejde o kvantitu komunikace, ale o její kvalitu. Čím složitější je prostředí, tím častější komunikace je nutná k udržení vysokého situačního povědomí. To ale nutně neznamená, že množství komunikace musí být také vysoké.
2. Řízení a plánování pozornosti
Dobré situační povědomí vyžaduje, abyste neustále sledovali, co se děje v prostředí. Nemůžete však věnovat pozornost každému detailu. Místo toho se musíte zaměřit na ty prvky, které jsou důležité pro dosažení určitého úkolu nebo cíle. Kognitivní management je o aktivním řízení vaší pozornosti tak, aby byla zaměřena na nejdůležitější prvky na základě jejich priority.
Když je tento proces stanovování priorit spojen s procesem plánování, situační povědomí se dále zlepšuje. Toho lze dosáhnout položením následujících otázek:
- Jak se věci vyvinou v krátkodobém a středně dlouhém období?
- Jaké alternativní scénáře mohou nastat?
- Jaké problémy/problémy mohou nastat v krátkodobém, střednědobém a dlouhodobém horizontu?
- Které vzájemné závislosti hrají roli v tom, jak se věci mohou vyvíjet?
3. Vizualizace situace a problému (grafické znázornění)
Zvláštní formou komunikace a výměny informací je “vizualizace situace a problému”. Vizualizace pomáhá strukturovat složitá témata, rozpoznávat odchylky a lépe porozumět tomu, jak spolu jednotlivé prvky souvisí. Existují různé vizualizační nástroje a metodiky, které můžete snadno použít v jakémkoli typu organizace:
- Různé formy map jako myšlenkové mapy, vědomostní mapy
- Barevné kódy, které označují speciální oblasti, funkčnost nebo rizika
- Časové plány s důležitými milníky
- Checklisty
4. „Go to Gemba“
Go to Gemba je nástroj, který má svůj původ ve lean managementu a odkazuje na to, být tam, kde se věci dějí. Hlavním bodem “Go to Gemba” je, že problém můžete v plném rozsahu rozpoznat pouze tehdy, když ho vidíte na vlastní oči. Jedním z klíčových předpokladů tohoto přístupu je, že všechny informace, které nezískáte z první ruky, jsou nějak zaujaté, neúplné nebo postrádající podrobnosti. V důsledku toho se musíte na problém podívat na vlastní oči, abyste skutečně věděli, co se děje. Díky tomu je “Go to Gemba” metodou ke zlepšení situačního povědomí.
Zajímáte se o koučink? Objednejte si knihu ke kurzům koučinku již teď: Dr. Ivan Cernohorsky, HLAVA NEJVĚTŠÍ (NE)PŘÍTEL ČLOVĚKA, 3. vydání, Kniha vám pomůže pracovat s vlastními myšlenkami k vašemu prospěchu a zároveň vidět život z trochu jiné perspektivy. Tím, že budete sami v lepší pohodě a budete kolem sebe šířít dobrou náladu, zlepšíte nejen vztahy s lidmi ve vašem okolí, ale věci se vám budou automaticky lépe dařit a dostaví se i kýžený úspěch. Počet stran: 300, 25 testů a cvičení, Počet ilustrací: 93